امروزه در اکثر شرکت ها ثبت های مهم حسابداری برگرفته از فناوری اطلاعات و با استفاده از نرم افزار حسابداری انجام می شود. انواع ثبت های حسابداری به طور روزانه با هر رویداد مالی در نرم افزار حسابداری ثبت و امکان دریافت گزارشات متنوع مالی وجود دارد.
همه نرم افزارهای حسابداری بر اساس اطلاعات و ثبت سند که در سیستم حسابداری انجام می شود ، انواع مختلفی گزارش بر اساس استاندارد سازمان امور مالیاتی تولید می کنند. در این میان برخی از انواع ثبت حسابداری بسیار با اهمیت تر و کاربردی تر هستند.
چرا که در تهیه گزارشاتی مثل سود و زیان و یا تهیه اظهارنامه مالیاتی ثبت سند حسابداری فروش نقش به سزایی دارند. در ادامه سعی شده توضیحاتی درباره ثبت های مهم حسابداری در نرم افزار مالی ، خدمت شما دوستان ارائه کنیم.
انواع دفاتر حسابداری قانونی
در دفاتر قانونی انواع ثبت های حسابداری ، یکی از کارهای مهم و اولیه هر حسابدار است. به طور روزانه هر حسابدار باید انواع ثبت حسابداری مثل ثبت سند خرید و فروش و یا ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد را انجام دهد. کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت و تایید مدیریت باید طبق قانون تجارت به دفاتر حسابداری منتقل کرد.
در ثبت اسناد مالی نباید خطا و اشتباهی صورت گیرد ، بنابراین دقت و اهمیت به این موضوع از اصول اولیه موفقیت حسابدار در ثبت سند حسابداری در دفاتر و گرفتن گزارشات مهم در نرم افزار حسابداری است.
برای ثبت سند حسابداری فروش روش های مختلفی مانند دفاتر و یا ثبت سند در برنامه حسابداری آسان وجود دارد.
به طور کلی دفاتر حسابداری به دو نوع تقسیم می شوند :
- دفاتر رسمی و قانونی : مانند دفتر روزنامه و کل
- دفاتر غیر رسمی : مانند دفتر معین
نحوه ثبت سند حسابداری
1- ثبت سند عملیات و معاملات مالی در نمونه دفتر روزنامه
برحسب تاثیری که مدارک و اسناد رویداد مالی بر معادله حسابداری دارند ، اطلاعات مالی تجریه و تحلیل و سپس در دفتر روزنامه ثبت سند می شوند. در زمان ثبت سند عملیات مالی در ستون عطف روزنامه نباید چیزی بنویسید. چون زمان انتقال اطلاعات حساب به دفتر کل ، هم زمان در ستون عطف شماره حساب در نرم افزار حسابداری ثبت می شود.
2- انتقال اقلام از دفتر روزنامه معین به دفتر کل
نوشتن حساب و تجزیه و تحلیل روزیدادهای مالی و همچنین ثبت سند نوشته شده در دفتر رونامه ، بر اساس لیست طبقه بندی شده حسابها مانند عنوان و شماره حسابهای دفتر کل انجام می شود.
فهرست حساب ها شامل موارد زیر است :
دارایی درآمد
بدهی هزینه
حق مالی سرمایه گذار
3- تهیه تراز آزمایشی
برای اطمینان از درستی ثبت سند ، تراز آزمایشی یکی از امکاناتی است که حسابداران از آن استفاده می کنند. با تراز آزمایشی حسابدار می تواند جمع مانده بدهکار را با جمع مانده بستانکار مقایسه کند. یکی از شروط تهیه تراز آزمایشی این است که تمام اطلاعات ثبت سند از دفتر روزنامه به دفتر کل به درستی منتقل شده باشد.
4- اصلاح حسابهای دفتر کل
در پایان دوره مالی برای به روز کردن و تعدیل حساب ها در دفتر کل اصلاحاتی انجام می شود. دلیل این اصلاح این است که ، بعد از ثبت سند کلیه رویدادهای مالی در برنامه حسابداری ، برخی از حسابهای ثبت شده برای تهیه صورت مالی مانده صحیح ارائه نمی دهد.
5- تهیه و تنظیم صورت های مالی
ارائه اطلاعات مالی طبقه بندی شده درباره عملکرد و وضعیت مالی واحد تجاری ، هدف تهیه صورت مالی می باشد. ارائه گزارشات صورت مالی ثبت های مهم حسابداری به مدیران برای اخذ تصمیم مدیریتی و اقتصادی می تواند بسیار مفید و مهم باشد. برای رسیدن به این هدف اطلاعاتی همچون دارایی ها ، بدهی ها ، درآمد ، هزینه و وجوه نقد در گزارشات صورت مالی یک واحد تجاری ارائه می شود.
پس از ثبت سند در این 5 مرحله مهم در نرم افزار حسابداری ، در پایان سال مالی دو ثبت سند زیر انجام می شود :
- بستن حسابهای موقت
- تهیه و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه
ثبت سند در دفتر کل
ثبت در دفتر کل چگونه است ؟
دفتر کل جهت ثبت اطلاعات و عملیات مالیاتی و تهیه صورت های مالی به وجود آمده است. اطلاعات ثبت سند در دفتر کل به عنوان یکی از ثبت های مهم حسابداری نسبت به دفتر روزنامه که ثبت سند معاملات در آن به صورت روزانه انجام می شود ، با فاصله زمانی بیشتری ثبت می شود.
انتقال مبلغ های ثبت سند بعد از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل منجر به طبقه بندی اطلاعات حساب و مطابق با ترتیب اطلاعات حساب در صورتهای مالی به عنوان یکی از فرم های ثبت های مهم حسابداری می شود.
در پایان می توان اینگونه نتیجه گرفت :
ثبت های مهم حسابداری در 5 مرحله اول بسیار مهم می باشد. چون تهیه گزارشات برگرفته از ثبت سند ، یکی از فاکتورهای مهم برای تصمیم گیری مدیران می باشد. بنابراین نسبت به کسب و کار و گردش رویدادهای مالی خود باید نرم افزاری با گستردگی گزارشات و ثبت های مهم حسابداری داشته باشید.
همچنین می توان یکی از دلایل گران بودن و برند بودن برخی از نرم افزارهای حسابداری ، ثبت درست و دقیق رویدادهای مالی و کاربری آسان در سیستم در نظر بگیریم.
