برای نگهداری موجودی مواد و کالا دو نوع روش حسابداری به کار میرود که عبارتند از سیستم حسابداری ادواری و دائمی:
- 1.سیستم ادواری
- 2.سیستم دائمی
تفاوت های بین این دو سیستم حسابداری ادواری و دائمی تاثیرات قابل ملاحظه ای روی چگونگی مدیریت واحد بازرگانی و نشان دادن سود و زیان در صورت های مالی دارد.
سیستم حسابداری ادواری موجودی کالا :
این نوع سیستم در واحدهای تجاری که کالاهای نسبتا ارزان می فروشندمورد استفاده قرار میگیرد. در این شرکت ها هزینه نگهداری سوابق موجودی کالا بیشتر از منافع است به همین دلیل یک شرکت حسابداری و یا حسابداران لازم است سالانه حداقل یکبارباید اقدام به شمارش فیزیکی موجودی کالا کنند تا میزان موجودی کالا را مشخص نمایندودر تهیه صورت های مالی از این مقادیر استفاده کنند .در این روش از حساب موجودی کالا در هنگام خرید و فروش استفاده نمیگردد بلکه در زمان ثبت خرید حساب خرید بدهکار میگردد و در زمان فروش حساب فروش بستانکار میشود. در پایان دوره مالی یا میان دوره با استفاده کردن از حساب خرید و فروش و موجودی ابتدای دوره، حساب موجودی کالا را محاسبه میکنند.در واحدهایی مانند فروشگاه های کوچک و رستورانها از این سیستم استفاده میکنند.
سیستم حسابداری دائمی موجودی کالا:
واحدهای بازرگانی که یک سابقه مستمر و مداوم از موجودی کالا دارند این سیستم را مورد استفاده قرار میدهند.این سیستم بهترین روش برای نگهداری موجودی کالا برای واحدهایی است که کالاهای گرانقیمت مانند اثاثیه،اتومبیل ، و جواهرات دارند.
استفاده از این سیستم پر هزینه است ولی در عوض این هزینه را می توان با زیان ایجاد شده از کسری و یا سرقت کالا های گرانقیمت که امکان دارد در سیستم ادواری اتفاق بیافتد مقایسه کرد. در روش دائمی خرید و فروش کالا در حساب موجودی کالا ثبت می گرددو از حسابهای خرید و فروش استفاده نمیشود وبه این شکل است که در زمان خرید حساب موجودی کالا به مبلغ فاکتور خرید بدهکار میشود و در زمان فروش، حساب موجودی کالا به میزان بهای تمام شده کالای فروش رفته بستانکار میشود.
حسابداری ادواری و دائمی در هنگام خرید کالا:
حساب موجودی کالا: بدهکار
حساب صندوق/بانک/تنخواه/اسناد پرداختنی/حساب پرداختنی: بستانکار
حسابداری ادواری و دائمی در هنگام فروش کالا:
حساب صندوق/بانک/تنخواه/اسناد دریافتنی/حساب دریافتنی: بدهکار
حساب فروش: بستانکار
حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته: بدهکار
حساب موجودی کالا: بستانکار
تفاوتهای دو سیستم حسابداری ادواری و دائمی
سیستم ادواری :
- ۱ .عدم نیاز به نگهداری سوابق موجودی کالا.
- ۲- شمارش موجودی کالا حداقل یکبار در سال توسط شرکت حسابداری و حسابداران
- ۳- قابل استفاده برای کالاهای ارزان قیمت.
سیستم دائمی :
- ۱-نگهداری سوابق مستمر و دائمی خرید و فروش کالا.
- ۲-شمارش موجودی کالا یکبار در سال توسط شرکت حسابداری و حسابداران .
- ۳- قابل استفاده برای هر نوع کالایی .
1- اختلاف در سرفصلها و ثبت های مالی در حسابداری ادواری و دائمی:
دائمي : حسابی بنام خريد و تخفيفات و برگشت از خريد وجود ندارد .
ادواري : حسابي به نام قيمت تمام شده کالاي فروش رفته وجود ندارد.
در هر دو روش حساب موجودی کالا وجود دارد ولي در روش ادواری اين حساب فقط در افتتاح و بستن حسابها گردش دارد.
– زمان گرفتن گزارش سود و زيان در روش ادواری موجودي کالا در پايان دوره باید مشخص گردد .
2 – اختلاف در ثبتهای مربوط به خريد و فروش در حسابداری ادواری و دائمی:
در روش حسابداری دائمی برای خرید کالا ثبت مالی با حساب موجودی مواد و کالا و به نام انبار ایجاد میگردد.
برای فروش کالا، از حساب موجودی مواد و کالا استفاده میشود و ثبت جدا برای قیمت تمام شده کالا ثبت میگردد.
در روش حسابداری ادواری حساب موجودی مواد و کالا گردش ندارد و برای ثبت عملیات خرید کالا حساب خرید استفاده میشود و بر خلاف روش حسابداری دائمی برای بهای تمام شده ی کالا ثبتی ایجاد نمیگردد.
به دلیل اینکه در ثبت سندهای حسابداری، از حساب موجودی کالا استفاده نمیگردد در این روش امکان گزارش لحظه ای موجودی کالاها وجود ندارد. وبه همین دلیل شرکتهای بزرگ تمایل دارند از سیستم حسابداری دائمی استفاده کنند و این روش مناسبتر است.
