حسابداری تعهدی چیست؟

حسابداری سیستم ثبت، گزارش و تحلیل رویدادهای مالی و اقتصادی یک کسب‌وکار است که از چند قرن پیش توسط انسان استفاده‌شده و به‌تدریج تکامل پیدا کرده است. حسابداری مدرن بر مبنای استانداردهای پذیرفته حسابداری انجام می‌شود که شامل اصل تطابق هزینه با درآمد است  تا ثبت‌های حسابداری به‌درستی انجام شوند و یکپارچگی وجود داشته باشد. حسابداری 2 روش مهم دارد: حسابداری تعهدی (Accrual Accounting)  و حسابداری نقدی (Cash Accounting). در این مقاله حسابداری تعهدی را معرفی می‌کنیم تا تصویر شفاف‌تری از روند حسابداری کسب‌وکارها داشته باشید.

تعریف حسابداری تعهدی

حسابداری تعهدی عملکرد و موقعیت یک کسب‌وکار را از طریق شناسایی رویدادهای مالی و اقتصادی اندازه‌گیری می‌کند بدون اینکه تراکنش نقدی را در نظر بگیرد. در این روش حسابداری درآمد و هزینه هنگامی ثبت می‌شوند که تراکنش اتفاق افتاده است به‌جای اینکه وجه نقد دریافت یا پرداخت ‌شده باشد. این روش حسابداری از اصل تطابق هزینه با درآمد (the matching principle) تبعیت می‌کند که معتقد است درآمد و هزینه باید در یک دوره مالی شناسایی شوند.

عملکرد حسابداری تعهدی

مفهوم عمومی حسابداری تعهدی این است که هر نوع رویداد مالی و اقتصادی با تطابق هزینه با درآمد در زمان تراکنش شناسایی شوند به‌جای اینکه منتظر دریافت یا پرداخت پول باشند. این روش این امکان را فراهم می‌کند تا گردش وجه نقد فعلی با دریافت و پرداخت‌های پیش‌بینی‌شده در آینده ترکیب شوند تا یک تصویر دقیق‌تر و واقعی‌تر از موقعیت مالی شرکت فراهم شود.

حسابداری تعهدی یکی از شیوه‌های پذیرفته حسابداری در همه دنیاست که برای بیشتر کسب‌وکارها مناسب است اما افراد حقیقی و کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از حسابداری نقدی استفاده کنند. مثلا در آمریکا اداره مالیات اجازه می‌دهد تا کسب‌وکارهای کوچک که کمتر از ۲۵ میلیون دلار درآمد سالیانه دارند، روش موردعلاقه خود را از بین نقدی و تعهدی انتخاب کنند.

در ایران هم کسب‌وکارهای غیردولتی معمولا از حسابداری تعهدی استفاده می‌کنند و سازمان‌های دولتی و نهادهای عمومی به تبعیت از بند ۱ ماده ۲۶ «قانون الحاق برخی مواد به قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت» که در اسفندماه ۱۳۹۳ در مجلس تصویب شد، ملزم به اجرای حسابداری تعهدی هستند. آیین‌نامه اجرایی این قانون توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی، دیوان محاسبات کشور و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور تهیه شد.

روش تعهدی از افزایش پیچیدگی تراکنش‌های کسب‌وکارها و تمایل برای داشتن اطلاعات دقیق مالی به وجود آمد. برای فروش اعتباری و پروژه‌هایی که منابع درآمدی را در یک بازه زمانی بلندمدت ایجاد می‌کنند مناسب‌تر است چراکه درآمد، هزینه، بدهی و طلب در هنگام وقوع روی موقعیت مالی شرکت‌ها تاثیر می‌گذارند. بنابراین منطقی به نظر می‌آید که این رویدادها در همان دوره مالی که اتفاق میفتند، در صورت‌های مالی منعکس شوند تا یک تصویر دقیق‌تر از وضعیت مالی شرکت فراهم شود. تحت حسابداری تعهدی، شرکت‌ها در مورد دریافت‌ها و پرداخت‌های پیش‌بینی‌شده بازخورد فوری دارند که مدیریت منابع فعلی و برنامه‌ریزی آینده را برای مدیران آسان‌تر می‌کند. البته اجرای حسابداری تعهدی به دلیل پیچیدگی، معمولا هزینه بیشتری دارد.

مقایسه حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی

حسابداری تعهدی برعکس حسابداری نقدی است که تراکنش‌ها را فقط در هنگام تبادل وجه نقد شناسایی می‌کند. حسابداری تعهدی تقریبا همیشه برای شرکت‌هایی که موجودی انبار دارند یا فروش اعتباری انجام می‌دهند لازم است.

مثلا، فرض کنید یک شرکت مشاوره حسابداری در تاریخ ۳۰ مرداد خدماتی به مبلغ ۱،۰۰۰،۰۰۰ میلیون تومان به یک مشتری ارائه می‌دهد مشتری صورتحساب را دریافت می‌کند و در تاریخ ۲۵ شهریور پرداخت می‌کند. ثبت حسابداری این تراکنش در دو روش حسابداری نقدی و تعهدی متفاوت است.

در حسابداری نقدی، درآمد حاصل از این خدمات مشاوره در زمان دریافت پول صورتحساب شناسایی می‌شود درنتیجه در تاریخ ۲۵ شهریور درآمد ثبت می‌شود.

ثبت حسابداری روش نقدی در تاریخ ۲۵ شهریور

اما حسابداری تعهدی معتقد است که حسابداری نقدی دقیق نیست برای اینکه احتمال دارد (یا یقین دارد) که شرکت وجه نقد را در آینده دریافت کند فقط به این دلیل که خدمات ارائه‌شده است. درنتیجه روش تعهدی درآمد را به‌محض پایان ارائه خدمات به مشتری شناسایی می‌کند حتی اگر وجه نقد را دریافت نکرده باشد. در مثال بالا، در تاریخ ۳۰ مرداد درآمد حاصل از مشاوره در مقابل حساب‌های دریافتنی شناسایی می‌شود که در دارایی‌های جاری در ترازنامه قرار می‌گیرد.

ثبت حسابداری روش تعهدی در تاریخ ۳۰ مرداد

و در تاریخ ۲۵ شهریور هم دریافت وجه نقد را ثبت و از حساب‌های دریافتنی خارج می‌کند.

ثبت حسابداری روش تعهدی در تاریخ ۲۵ شهریور

از طرف دیگر شرکتی که متحمل هزینه می‌شود به تبعیت از اصل تطابق هزینه با درآمد باید هزینه را به‌محض وقوع شناسایی و ثبت کند حتی اگر هنوز پرداخت نکرده باشد. شرکتی که کالا و خدمات اعتباری دریافت می‌کند هم باید بدهی را در همان روز دریافت کالا و خدمات شناسایی و ثبت کند. هزینه تعهد شده به‌عنوان حساب پرداختنی ثبت و در بدهی‌های جاری ترازنامه گزارش می‌شود و هنگامی‌که صورتحساب پرداخت می‌شود، از حساب پرداختنی خارج می‌شود. درآمد و هزینه بر مبنای استانداردهای پذیرفته حسابداری در صورت سود و زیان گزارش می‌شوند و حساب‌های دریافتنی و پرداختنی به ترتیب به‌عنوان دارایی جاری و بدهی جاری در ترازنامه منعکس می‌شوند.

نتیجه‌گیری

حسابداری تعهدی روش انتخابی بیشتر کشورهای دنیا است چراکه تصویر واقعی‌تر و دقیق‌تری از وضعیت مالی یک فعالیت اقتصادی را فراهم می‌کند تا مدیران قادر باشند تصمیم‌های آگاهانه و داده-محور برای آینده بگیرند.