آموزش گام به گام بستن حسابها
آموزش گام به گام بستن حسابها به چه شکل انجام پذیر است ؟
بستن حساب ها یعنی چه؟ بستن حساب به معنی صفر کردن مانده هر حساب است. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام میشود. برای آشنایی بیشتر با بستن حسابهای موقت و بستن حسابهای دائمی در پایان سال در این مقاله با همراه ما باشید.
فهرست مطالب
۱ تعریف چرخه حسابداری و عملیات آن
۳ حسابها به چند دسته تقسیم میشوند؟
۴ در چه زمانی به بستن حسابها نیاز است؟
۵ اصلاح و تعدیل تعدادی از حسابها
۶ چگونگی بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های خدماتی
۷ بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های بازرگانی
۸ آموزش بستن حساب های موقت در پایان سال
۸.۱ مرحله اول – بستن حساب درآمد یا فروش
۸.۲ مرحله دوم – بستن حساب هزینه
۸.۳ مرحله سوم – بستن حساب خلاصه سود و زیان یا (سود و زیان جاری)
۱۲ روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته‌ها
۱۴ نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
۱۶ نحوه افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال مالی جدید
تعریف چرخه حسابداری و عملیات آن
چرخه حسابداری به یک سری از عملیاتی میگویند که هر سال و یا در هر دوره مالی تکرار میشود. این چرخه به ترتیب شامل عملیات‌های زیر است:
- جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه
- ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی (که همان سیستم مالی گردیده ولی بهتر آن است که رونوشت اسناد حتما گرفته و بایگانی گردد دیده شده در برخی شرکتها با خرابی سیستم آسیب جدی به اطلاعات مالی وارد گردیده مخصوصا در مورد سیستم‌هایی که توان بازیابی آنها کم است.)
- ثبت اطلاعات در دفتر روزنامه
- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
- تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
- اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل ( از طریق صدور سند حسابداری و ثبت در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل)
- آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده)
- تهیه صورت های مالی
- بستن حسابهای موقت
- تهیه تراز آزمایشی (اختتامی) و بستن حسابهای دائمی
به‌طور‌کلی عملیات حسابداری در دو دوره زمانی انجام میشود: در طول دوره مالی و در پایان دوره مالی. قسمت اول که در طول دوره مالی انجام میشود شامل جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه، ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفاتر مالی می‌باشد و بقیه عملیات در پایان دوره مالی انجام میشود.
بستن حسابها به چه معنی است؟
بستن حسابها یعنی صفر کردن مانده حسابها. این کار با بستانکار کردن مانده آخر حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده آخر حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام میشود. در این مطلب آموزش گام به گام بستن حسابها برای شما توضیح داده می شود.
حسابها به چند دسته تقسیم میشوند؟
با توجه به انتقال یا عدم انتقال مانده به سال بعد، حسابها را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
- حسابهای دائمی
- حسابهای موقت
- حسابهای مختلط
البته نهایتا حسابهای مختلط هم با انجام اصلاحات و ثبت‌های اصلاحی وارد حسابهای دائمی یا موقت میشوند. به همین خاطر در پایان سال حسابها یا دائمی هستند یا موقت. و بعد از تهیه صورت سود و زیان حسابهای موقت نیز بسته میشوند و فقط حسابهای دائمی باقی می‌ماند که این حسابها از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل میشوند.
در چه زمانی به بستن حسابها نیاز است؟
طی دوره مالی
به عنوان مثال مانده حساب برخی از مشتریان به دلایلی مانند عدم پرداخت بدهی یا عدم ادامه همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف بابت مانده حساب در طی سال مالی بسته می شود یعنی مانده بدهی وی به مطالبات سوخت شده و یا سرفصل متناسب با آن منتقل می شود. به عنوان مثال آقای نادری(مشتری شرکت) مبلغ ۳.۰۰۰.۰۰۰ ریال به شرکت بدهکار است و این مبلغ باید به عنوان تخفیف برای وی در نظر گرفته شده و حساب وی بسته شود. ثبت حسابداری مربوط به این رویداد به شرح زیر است:
| بدهکار | بستانکار | شرح |
| 3.000.000 | تخفیفات فروش | |
| 3.000.000 | حسابهای دریافتنی تجاری / آقای نادری |
پایان دوره مالی
این مورد که مفصل‌تر و پیچیده‌تر از بستن حسابها در طی دوره مالی است برای مشخص نمودن سود و زیان دوره مالی و هم چنین انتقال مانده حسابهای دائم به دوره مالی بعدی و صدور سند افتتاحیه، انجام میشود:
اصلاح و تعدیل تعدادی از حسابها
بعضی از حساب داران هنگام پیش پرداخت وجه بابت هزینه ها،حساب هزینه مربوطه را بدهکار میکنند و در پایان دوره مالی در صورت لزوم این حساب هزینه را اصلاح نموده و مبالغ هزینه نشده را تحت عنوان پیش پرداخت ثبت میکنند.برخی از موسسات و شرکتها در طول دوره مالی ،وجوهی بابت هزینه اجاره ،هزینه ملزومات و … بصورت پیش پرداخت ،پرداخت میکنند .از آنجایی که طبق اصل تطابق ،هزینه های هر دوره میبایست از در آمدهای همان دوره کسر گردد لذا هزینه دوره جاری از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب سود و زیان منتقل میگردد،این فرایند اصطلاحا اصلاح حسابهای پیش پرداخت نام دارد.
موسسات و شرکتها در طول دوره مالی بابت انجام خدمات از مشتریان مبلغی را بصورت پیش دریافت،اخذ می کنند تا خدماتی را برای یک دوره زمانی مشخص ارائه نمایند .از آنجائی که طبق اصل تحقق ،درآمدهای تحقق یافته می بایست به حساب سود و زیان انتقال یابند لذا مبلغ تحقق یافته از حساب پیش دریافت درآمد کسر و به حساب درآمد سال جاری منتقل میگردد.این فرایند اصطلاحا اصلاح حساب نام دارد. با توجه به اینکه در پایان سال هردوره،صورتها و گزارشهای مالی مختلط تهیه میگردد، لازم است قبل از تهیه آنها نسبت به اصلاح و تعدیل حساب های دفتر کل اقدام گردد.
نمونه ای از حسابهایی که باید اصلاح شوند عبارت است از:
- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره
- اصلاح حساب موجودی ملزومات
- اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
- ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
- ثبت دستمزد پرداخت نشده
- ثبت درآمد تحقق یافته ثبت نشده
- ثبت استهلاک مربوط به دارایی ها
چگونگی بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های خدماتی
همان‌طور که گفته شد حسابهای موقت باید در پایان دوره مالی بسته شوند. مانده مالی این گونه حسابها به سال مالی بعدمنتقل نمیشود. حسابهای موقت شامل حسابهای درآمد، هزینه‌ها و حساب برداشت هستند. جهت بستن این حسابها باید از یک حساب رابط و واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده کنیم. مراحل بستن حسابهای موقت به صورت زیر است:
مرحله اول: بستن حساب درآمد
ابتدا حساب درآمدها را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار میکنیم.
مرحله دوم: بستن حساب هزینه‌ها
سپس حساب سود و زیان را معادل با جمع هزینه بدهکار میکنیم و سپس تک تک حسابهای مرتبط با هزینه‌ها را بستانکار میکنیم.
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
مانده خلاصه حساب سود و زیان را مشخص میکنیم. اگر مانده آن بستانکار باشد معادل آن را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار میکنیم. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد به آن سود می‌گوییم. ولی اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار باشد، این حساب را بستانکار و حساب سرمایه را بدهکار میکنیم. در این صورت به این مانده حساب زیان میگویند.
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت
درانتها برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار میکنیم.
بستن حسابهای موقت در انتهای دوره مالی در شرکت‌های بازرگانی
به طور کلی بستن حسابهای موقت در موسسات بازرگانی بسیار شبیه به شرکت‌های خدماتی است. تنها تفاوت در این است که حسابهایی در شرکت‌های بازرگانی وجود دارد که در شرکت‌های خدماتی وجود ندارد. این حسابها شامل حسابهای خرید، فروش، برگشت از فروش و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات، تخفیفات نقدی خرید، تخفیفات نقدی فروش و موجودی کالای اول دوره و موجودی کالای انتهای دوره هستند. بستن حسابهای موقت در شرکت‌های بازرگانی به صورت زیر است:
مرحله اول: حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و موجودی کالای اول دوره بستانکار میشود. سپس حساب موجودی کالای پایان دوره بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار میشود.
مرحله دوم: حسابهای فروش، تخفیفات نقدی خرید، و برگشت از خرید و تخفیفات بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار میشود.
مرحله سوم: حسابهای خرید، هزینه‌ها، برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان بدهکار میشود.
مرحله چهارم: این مرحله کاملا شبیه مرحله سوم شرکت‌های خدماتی است. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد آن را سود و اگر بدهکار باشد آن را زیان میگویند.
مرحله پنجم: این مرحله کاملا شبیه مرحله چهارم شرکت‌های خدماتی است. به این معنی که برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را به اندازه مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار میکنیم.
آموزش بستن حساب های موقت در پایان سال
جهت بستن این حسابها باید از یک حساب موقت واسط به نام “خلاصه سود و زیان” یا سود و زیان جاری استفاده کنیم.
مرحله اول – بستن حساب درآمد یا فروش
مانده حساب درآمد/ فروش بدهکار و به همان مبلغ خلاصه سود و زیان بستانکار میشود:
| بدهکار | بستانکار | شرح |
| **** | درآمد/فروش | |
| **** | خلاصه سود و زیان |
مرحله دوم – بستن حساب هزینه
معادل جمع کل هزینه‌ها، خلاصه سود و زیان بدهکار و هزینه‌ها بستانکار میشود:
| بدهکار | بستانکار | شرح |
| **** | خلاصه سود و زیان | |
| **** | هزینه حقوق و دستمزد | |
| **** | هزینه آبدارخانه و پذیرایی | |
| **** | سایر هزینه ها |
مرحله سوم – بستن حساب خلاصه سود و زیان یاسود و زیان جاری
پس از انجام دو مرحله فوق مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود(زیان) انباشته” بسته شود.
نکته ۱: در برخی کتاب‌ها و سایت‌ها عنوان شده که حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب سرمایه بسته میشود. در این خصوص در نظر داشته باشید خلاصه سود و زیان به حساب “سود(زیان) انباشته بسته میشود و دلیل آن هم امکان گزارش گیری دقیق میزان سود یا زیان هر سال و هم چنین نیاز به ثبت صورتجلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکتها در خصوص تغییر در سرمایه است و بدون انجام مراحل قانونی نمی‌توان گردشی در حساب سرمایه ثبت نمود.
نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نشان دهنده سود در سال مالی و مانده بدهکار نشان دهنده زیان در سال مالی است.
ثبت بستن حساب خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار، با بدهکار کردن حساب خلاصه سود و زیان و بستانکار کردن حساب ” سود(زیان) انباشته ” انجام میشود:
| بدهکار | بستانکار | شرح |
| **** | خلاصه سود و زیان | |
| **** | سود (زیان) انباشته |
ذخیره مالیات
در پایان سال مالی و بعد از محاسبه سود(زیان)،در صورتیکه نتایج عملیات شرکت منتج به سود شده باشد،میبایست مطابق قوانین مالیاتی و به جهت رعایت استانداردهای حسابداری،اقدام به محاسبه ذخیره مالیات بر درآمد نمود. در هنگام محاسبه ذخیره مالیات بر درآمد، آن بخش از درآمد های شرکت که معاف از مالیات بوده(سود حاصل از سپرده سرمایه گذاری در بانکها) و یا مالیات آنها قبلا بطور مقطوع اخذ شده(مانند سود حاصل از فروش املاک) از سود ابرازی شرکت کنار گذاشته میشود. همچنین آن بخش از سود شرکت که بموجب برخی قوانین مالیاتی(مانندمواد ۱۳۲و ۱۳۸) معاف از پرداخت مالیات باشد نیز از سود ابرازی شرکت کنار گذاشته میشوند.
همچنین میبایست آن بخش از هزینه های شرکت که فاقد معیار های مورد قبول مالیاتی می باشند نیز محاسبه (که در حال حاضر هیچیک از شرکتها این مورد را رعایت نمی کنند) و به سود ابرازی شرکت اضافه شود.بعد از انجام تعدیلات مورد اشاره (که البته بطور کلی عنوان گردید و شامل همه موارد نمی باشد)، در صورت وجود سود مشمول مالیات، با اعمال نرخهای مربوطه طبق قوانین مالیاتی،ذخیره مالیات بر درآمد شرکت محاسبه می شود.
روش محاسبه میزان مالیات
بر اساس قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵% سود خالص است. قبل از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد باید با در نظر گرفتن قانون مالیات‌های مستقیم مواردی از قبیل درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه‌های مربوط به درآمدهای معاف از مبلغ سود کنار گذاشته شود و همچنین سایر موارد نیز رعایت گردد.
با فرض اینکه میزان سود سال مربوطه معادل ۴۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال است مالیات متعلقه به شرح زیر محاسبه و ثبت حسابداری آن انجام می شود:
۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ = ۲۵% * ۴۰۰.۰۰۰.۰۰۰
| بدهکار | بستانکار | شرح |
| ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ | سود (زیان) انباشته | |
| ۱۰۰.۰۰۰.۰۰۰ | ذخیره مالیات عملکرد |
نکته: میزان ذخیره در نظر گرفته شده به صورت علی الحساب است و مبلغ دقیق آن پس از رسیدگی به اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می شود.
اندوخته قانونی
اندوخته قانونی مبلغی است که میبایست قبل از تقسیم سود خالص در حسابی به این عنوان جداگانه تعریف شود تا از خروج این مبلغ از چرخه دارائی شرکت جلوگیری شود. ضمنا برای آزاد شدن این اندوخته زمان مشخصی تعیین نگردیده است. برای ایجاد اندوخته قانونی لزوما شرکت بایستی که به سوددهی رسیده باشد، اما برای ایجاد ذخیره الزامی وجودندارد. این حساب ماهیت بستانکار دارد و در قسمت حقوق صاحبان سهام ثبت می شود. هیئت مدیره هر شرکت مکلف است هر سال ۵ درصد از سود خالص آن شرکت را تحت این اندوخته ذخیره کند. زمانیکه این اندوخته به 10% کل سرمایه برسد، ذخیره ی اندوخته اختیاری خواهد بود. براساس ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت ، یک بیستم سود خالص هر سال باید تحت عنوان اندوخته قانونی ذخیره گردد . براساس ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه نمودن این اندوخته ، سود خالص پس از وضع زیان های وارد شده در سنوات قبل تعیین شده است .
از این رو در شرایطی که شرکت زیان انباشته داشته باشد فقط رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای ما برای محاسبه ی این اندوخته قرار گیرد بلکه ضروری است مجموع زیان انباشته از رقم سود خالص سال جاری کسر شود و یک بیستم مازاد آن محاسبه گردد و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود. در پایان هر سال مالی بر اساس سود خالص شرکت ۵% تحت عنوان اندوخته قانونی محاسبه و ذخیره می گردد تا به ۱۰%سرمایه شرکت برسد و محاسبه و ایجاد این حساب درترازنامه اجباری است.
روش محاسبه اندوخته قانونی و سایر اندوخته‌ها
اندوخته قانونی بخشی از سود خالص هر سال است که طبق ماده ۱۴۰ اصلاحیه قانون تجارت باید به عنوان ذخیره قانونی در نظر گرفته شود. طبق قانون تجارت باید هر ساله معادل ۵% سود شرکت جهت اندوخته قانونی ذخیره شود تا میزان آن به ۱۰% سرمایه برسد. پس از اینکه مقدار اندوخته قانونی با ۱۰% سرمایه شرکت برابر شد الزامی به ذخیره مقدار بیشتر وجود ندارد و اختیاری است.
نکته: طبق ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، مبنای محاسبه اندوخته قانونی ، سود خالص پس از وضع زیان‌های وارده در سال‌های قبل است. بنابراین، در شرایطی که شرکت زیان انباشته (سنواتی) دارد، تنها، رقم سود خالص سال جاری نباید مبنای محاسبه اندوخته قانونی قرار گیرد بلکه لازم است جمع زیان سنواتی از رقم سود خالص سال جاری کسر و یک بیستم مازاد محاسبه و به عنوان اندوخته قانونی در نظر گرفته شود.
ثبت حسابداری اندوخته ها
در نظر گرفتن سایر اندوخته‌ها مانند اندوخته عمومی و احتیاطی اختیاری و در صورت تصمیم هیات مدیره انجام می گیرد. این اندوخته‌ها نیز از سود خالص و مطابق مصوبه هیات مدیره در نظر گرفته می شوند.
با در نظر گرفتن سود ۴۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریالی در مثال پیشین و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر است:
| بدهکار | بستانکار | شرح |
| ۶۰.۰۰۰.۰۰۰ | سود (زیان) انباشته | |
| ۲۰.۰۰۰.۰۰۰ | اندوخته قانونی | |
| ۴۰.۰۰۰.۰۰۰ | اندوخته احتیاطی |
نکته: مبنای محاسبه اندوخته‌ها، میزان سود خالص قبل از کسر ذخیره مالیات است.
نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی
در این مرحله از آموزش بستن حسابها پس از انجام اصلاحات بر روی حسابهای موقت و انتقال آنها به دفتر کل، مانده حسابها در دفتر کل صفر میشود. در این مرحله از مانده حسابها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه میکنیم که به آن تراز آزمایشی اختتامی میگویند. این تراز فقط شامل حسابهای دائمی میشود.
نحوه بستن حسابهای دائمی
لازم به ذکر است قبل بستن حساب های دائمی یعنی صدور سند اختتامیه ابتدا باید ذخیره مالیات ، اندوخته و سایر موارد شناسایی و ثبت شود که برخی از این موارد در بالا توضیح داده شد. حسابهای دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است. مانده این حسابها به سال بعد منتقل میشود.
برای ثبت سند اختتامیه ابتدا باید تمام اسناد مالی را تایید نمود. پس از تایید اسناد ابتدا باید حسابهای هزینه و درآمد بسته شود. سپس حساب های سود و زیان بسته می شود. درنهایت سند اختتامیه ثبت می شود. برای این کار از حساب تراز اختتامیه استفاده میکنیم. بدین صورت که تمام حسابهایی که مانده بدهکار دارند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار میکنیم. سپس تمام حسابهایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار میکنیم.
مانده حسابهای سایر اندوخته ها نیز به همراه سایر حسابهای دائمی به صورت مستقیم به دوره مالی بعد منتقل میشود. برای این کار از حساب “تراز اختتامیه” استفاده میکنیم. بدین صورت که تمام حسابهای دائم که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار کرده و حساب تراز اختتامیه را بستانکار میکنیم. سپس تراز اختتامیه را معادل مانده حسابهای با مانده بدهکار، بدهکار می کنیم و همه حسابهای دارای مانده بدهکار را بستانکار میکنیم:
| بدهکار | بستانکار | شرح | |
| ***** | سرمایه | ||
| ***** | اندوخته قانونی | ||
| ***** | اندوخته احتیاطی | ||
| ***** | سود (زیان) انباشته | ||
| ***** | حسابهای پرداختنی تجاری | ||
| ***** | سایر حسابهای پرداختنی | ||
| ***** | ذخیره مالیات | ||
| ***** | ذخیره استهلاک | ||
| ***** | تراز اختتامیه | ||
| ***** | تراز اختتامیه | ||
| ***** | موجودی نقد و بانک | ||
| ***** | حسابهای دریافتنی تجاری | ||
| ***** | سایر حسابهای دریافتنی | ||
| ***** | دارایی‌های ثابت |
نحوه افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال مالی جدید
ثبت مربوط به افتتاح حسابهای دائمی دقیقا برعکس ثبت بستن آنها در پایان سال است. یعنی حسابهایی که در ثبت سند اختتامی بستانکار شده اند، بدهکار و حساب تراز افتتاحیه بستانکار می شود. سپس حسابهایی که در ثبت سند اختتامی بدهکار شده اند، بستانکار و حساب تراز افتتاحیه بدهکار می شود.
(منبع :سایت پرشین حساب)
